Домашний органайзер. Планировать или нет?

Домашнее планирование, органайзеры, планеры, канбаны, контрольные журналы, ежедневники… Быть или не быть? Случалось ли в Вашей жизни мечтать о банальных вещах? Из серии: вот поеду в отпуск и там прочитаю эту книжку, вот ребенок подрастет, тогда буду принимать ванны и делать маски для лица, вот переделаю эту кучу дел и тогда научусь вышивать крестиком… На самом деле читать книжку и лежать в ванной с большой долей вероятности Вы сможете уже завтра, если только научитесь планировать.

Есть два пути: либо Вы управляете своим временем, либо оно управляет Вами.  Первый вариант мне ближе. Очень часто многие люди жалуются на судьбу, на самом деле в большинстве случаев они плохо распорядились своим временем.

Сегодня о том, как же взять пульт от собственной жизни в собственные руки. Но не в глобальном смысле, на психолога не претендую. Просто расскажу о способах и формах домашнего планирования. Надо ли это и в каком виде должно быть, чтобы работало, а не осталось заманчивой идеей, потраченным временем и кучей бумажек.

Прелюдия: интерес к этой теме родился не случайно, человек я метущийся, вечно чем-то интересующийся и воплощающий в жизнь кучи идей.  Впервые планировать я начала в 10-11 классе, когда, хорошо попинав балду в средней школе, а училась я в физ-мате, повзрослела и взялась за ум. Тогда не имея никакой литературы о планировании и интернета, я сама додумалась и стала составлять план на следующий день с привязкой по времени. И эффект был потрясающим, я успевала всё и не забывала ничего. Голова при этом не была забита перечнем невыполненных дел, все это ушло на бумагу, а я погружалась в конкретные дела. В целом, пришло глубочайшее осознание, что это эффективно и очень помогает. На сегодня не могу сказать, что планирую каждый свой день. Иногда это не надо, и я просто живу. Если объем дневных дел невелик и очевиден — на бумагу его выносить необязательно, я уже вполне организованный человек. Но как только в моей жизни наступают моменты, когда надо найти время на реализацию каких-то идей, или понимаю, что ничего не успеваю, а в голове перегруз, то тогда использую все, что наработалось по этому вопросу годами.  

• Все повседневные дела.
• Глобальные дела – слоны, разбивая их на небольшие и выполнимые части.
• Бюджет. Особенно если есть финансовые трудности или желания, требующие дополнительных средств.
• Меню и закупку продуктов.
• Хобби и совершенствование себя в любых направлениях
• Здоровый образ жизни, уход за лицом и телом.
• Поездки и мероприятия.
• Образование детей и самообразование.
• …

…. Список может быть почти бесконечным и зависит от личных желаний, мечт и увлечений.

1. Просто листок бумаги со списком, или лучше с хронологическим списком. На холодильнике на магните, например. Написанный на скорую руку или распечатанный на пк.
2. Фабричный ежедневник, датированный или нет.  Сразу скажу, что датированный только для очень организованных людей подойдет, вот прям каждый день готовых расписывать все дела. Готовыми ежедневниками я когда-то пользовалась. Мне не понравилось. Они совершенно лишены индивидуальности, сделаны под усредненные потребности. Из них обычно не удалить ненужные и уже захламляющие листочки. Если нужна таблица, надо чертить вручную.
3. Тетрадь или блокнот с шаблонами, сделанными под свои нужды. Желательно на кольцах, чтобы можно было что-то поменять, переделать, убрать или добавить в любой момент. Удобно форматом не больше А5, чтобы можно было положить в сумочку. Этот вариант прижился у меня. Я, например, часто заполняю такую тетрадку, сидя в машине в ожидании ребенка.
4. Папка с файлами. Но есть минус — для повседневных обычных дел это неудобно. С собой не унесешь, Доставать туда-сюда листочки из файлов, чтобы что-то записать и поправить целая морока.
5. Канбан – доска. Это пришло из японского бизнеса, тойота практикует. Канбан в переводе означает «рекламная вывеска» («кан» — видимый, визуальный, «бан» — карточка). Принцип составления такой доски прост, процесс продуктивен, а результаты очевидны. Доска делится на четыре колонки: «ОЧЕРЕДЬ», «СЛЕДУЮЩЕЕ», «ДЕЛАЕМ», «ГОТОВО». Все запланированные  дела и задачи пишутся на отдельные карточки, прикрепляются в первый столбец. Там же надо их ранжировать, наиболее важные и первоочередные вверху. В колонку «следующее» помещается самое первое дело из колонки «очередь». Все, что уже в работе размещается в колонке «делаем». А как только работа выполнена ее место в последнем столбце «готово». А можно в три столбца: «сделать», «делаю», «сделано». Для канбана можно использовать пробковую доску и булавки, магнитную доску с магнитами, доску для маркеров или простой лист ватмана и стикеры с клеевой полоской. На мой взгляд, такой планировщик довольно для обычных хозяйских дел, больше для решения каких-то задач поглобальнее. Например, вот ремонт затеяли. Явно это дело-слон. вот его удобно разбить его на задачи, разместить на канбане и планомерно решать. А еще детям нравится так организовывать свои детские дела. Это очень неплохая идея, чтобы организовать ребенка и приучить к порядку. Просто распишите (или нарисуйте) на клеевых стикерах (вместе с ребенком) самые простые дела: почистить зубы, заправить кровать, поиграть, почитать, сделать уроки, собрать портфель… Пусть перемещает листочки, выполняя дела.
   

   Схема канбана.

6. Электронный органайзер. В этом качестве можно использовать любое подходящее приложение на смартфоне. Есть масса онлайн – планировщиков. Только вдруг что с интернетом? А так хоть гугл- и яндекс-календари подойдут. В  ПК есть неплохое офисное приложение OneNote. Я пользовалась, очень неплохо, можно всё разделить на вкладки и открывать по необходимости нужную с нужной информацией, можно закачивать и сохранять любые полезности с картинками и ссылками. Для организации блоговедения я использую именно этот вариант. Также можно использовать Excel, сделать удобные таблицы. Но вот я слегка устаю от ПК, поэтому всё-таки выбрала ручку и бумагу.
7. Магнитные и меловые доски. Магнитные я нашла в магазине «Все на местах».  Вот ссылочка, только не уходите, дочитайте до конца, вдруг другие идеи посетят. Доски эти довольно большие, крепятся на холодильник. Пишут на них маркером, стирают записи влажной тряпкой. Вполне удобно. Мне, например, понравился вариант «купить». Это было бы быстро и красиво, на скорую руку записать обнаруженные недостачи в продуктах или бытовой химии. Эх, вот такая бесплатная реклама магазина, а потому что молодцы – заслужили.                                                                                         
   

   Магнитные планировщики.

          

Что может быть в домашнем органайзере?

• Планы на год. Что-то совсем глобальное, к чему Вы стремитесь. Например, написать 100 статей, освоить графические редакторы, похудеть на 10 кг, подружиться со спортом… У меня вот его нет. А есть просто список «дела-слоны» (например,переделка шкафа и комода, косметический ремонт спальни, минимизировать время на готовку…)
• Планы на месяц. Табличка с разбиванием на дни недели. Здесь самые главные и довольно крупные задачи и дела на месяц. Некоторые ведут к выполнению годового плана, некоторые просто напоминают о важных делах в определенный день недели, например, Дни рождения, прием лекарств, запланированные визиты к врачу, генеральная уборка, мытье окон… Мелкие обыденные дела ( из серии «встать, умыться, вытереть пол на кухне») сюда писать не нужно, да и зачем.
• Ежедневный план. По сути просто список-перечень необходимых дел на день (а может, таблица или блоки) А если есть серьезное желание не только ничего не забыть, но и  это время экономить, то с обязательно с временными рамками.  Чтобы его составить Не забываем заглянуть в планы на месяц, вдруг там что-то важное намечено в этот день. А дальше распланировать  все повседневности (уборка, готовка, магазин, хобби, красота…)  Также ориентируемся на глобальный план (на год, список дел-слонов), разбивая необъятное на мелкие, вполне выполнимые в течение дня дела и тоже их включаем.
• Ежедневные рутины. Перечень дел, повторяющихся ежедневно.
• Табличка с распределением дел по уборке. Что делать раз в год, раз в месяц, раз в сезон, раз в неделю. Опытным хозяйкам такое может и не понадобиться.
• Нужные номера телефонов. Службы, соседи, школы, садики (это тоже не использую, все в смарфоне есть, собрано в отдельной группе).
• Чек-листы по уборке зон в квартире.  Мне, например, это не надо, но это может быть удобно, когда делегируешь полномочия мужу или ребенку. Дал листик и отправил на уборку. Заодно и научатся.
• Перечень препаратов в аптечке. При расхламлении и инвентаризации нужная вещь.
• Список вещей в поездку. Если когда-то собирались и составляли такой список, есть смысл его сохранить, чтобы не ломать голову и вспоминать, что нужно взять каждый раз. В этом году, второй раз отправляя ребенка в лагерь, пожалела, что выкинула прошлогодний список вещей, пришлось заново всё вспоминать и рассчитывать.
• Книги, которые хочу прочитать.
• Фильмы, которые хочу посмотреть.
• Покупки.
• Праздничное меню.
• Расходы и платежи. Учет финансов.
• Меню на неделю.
• …

Как это все выглядит, чуть позже напишу и добавлю  шаблоны. Но… Это далеко не главное! Теперь самая важная часть для создания плана. Прочитайте внимательно).

Советы для создания хорошего плана, который будет работать:

• Хороший план должен быть выполнен хотя бы на 80%. 100% — замечательно, но не обязательно. Перфекционизм не самый правильный путь. Нельзя объять необъятное. Планируйте объективно, предполагая сколько времени у Вас займет каждое дело. Добавьте временные рамки и купите таймер. Не успели что-то – у Вас будет план на завтра.
• Если составили план и ничего получилось, не расстраивайтесь. Это не правда – получилось!  Вы начали приобретать опыт планирования, постепенно все пазлы сложатся. И у вас будет ваш индивидуальный план. Просто надо не оставлять идею – продолжайте работать в этом направлении.
• План не самоцель. Цель разгрузить и упорядочить свою жизнь. Поэтому нет смысла увлекаться оформлением органайзера, кучей шаблонов, картинками, стикерами, папочками с наклейками и рисованием на листочках. Это красиво и привлекательно – и только. Нравится заниматься украшением планера —  пусть это будет хобби, запланируйте его тоже. Но все это отвлекает. Помним, в первую очередь дела для жизни, дома и семьи, а также экономия времени. Красивый планер и захламленный дом с голодными детьми очень странное сочетание. Флайледи после этого пункта, наверное, испытают сильное желание закидать меня помидорами, но…буду убедительной.  Как раз в книге Марлы Силли (главной флайледи) я и прочитала о том, что она тоже перевела кучи бумаги пытаясь все упорядочить, но пришла к мысли, что простота и удобство это лучшее, что можно придумать. Суть: планирование простое, удобное.
• Не перегружайте план или органайзер лишними списками, таблицами, чек-листами… Заполнять тысячи листочков – это значит потратить кучу времени. Да и пользоваться ими как? Чем больше записей, тем сложнее в них ориентироваться и использовать. Цель как раз обратная — экономный и организованный расход времени. Перегруженный и неудобный план рано или поздно осядет очередной кучей мусора в укромном уголке.
• Не надо излишней детализации. 7.00 -встал, 7.05 — принял душ, 7.15 — почистил зубы… Вы же не ребенок, это само собой разумеется. Слишком общий план (размусорить квартиру) тоже не есть хорошо. План должен быть достаточным.
• Жизнь идет и вносит ежедневно свои поправки. План никто не выбивает на граните. Удобно в бумажном планере вносить записи карандашом, чтобы можно было их откорректировать. А если планер электронный, то совсем проблемы нет.
• Если запланировали сделать что-то незнакомое и неизученное, включите в список дел сначала сбор информации по этому вопросу. Тогда будет понятно как это сделать и решить.
• Планируйте только то, чем управляете лично, т.е. только реальные вещи. Не тратьте время не несбыточные мечты и домыслы.
• План должен не только отображать ЧТО нужно сделать, Вы должны понимать КАК это сделать и ЧТО хотите получить в итоге.
• Свободолюбивые творческие личности могут сказать, что планирование – это рамки. Это не так. Планирование как раз позволяет рамки расширить за счет отсутствия потерянного времени. Опять же никто не заставляет двигаться по плану в состоянии робота. Это Ваш план, Вы его хозяйка ( или хозяин).
• Не улучшайте план, если и так все понятно.
• Лучше плохой план, чем полное его отсутствие.
• План не снизит неопределенность жизни, а вот необдуманность поступков, хаос из мыслей и дел вполне в состоянии победить.
• Не забивайте делами плотно весь день, свободное время должно оставаться. Как говорил один вузовский преподаватель : «Составлять план работы надо с учетом лени. Потому что если составлять план без учета лени, то вы его не выполните.»
• Контролируйте и анализируйте план, вернее не его, а процесс выполнения. А иначе зачем все это было надо? Делайте выводы и улучшайте жизнь.
• Если никогда не составляли планы, то делайте его более детальным для начала, и более обобщенным в конце, когда научитесь его реализовывать.
• Ценность самого плана – 0. Об этом надо задуматься!!! Это просто рабочий документ. Времени на него должно быть затрачено соответственно.

Итак, обобщу: план должен быть индивидуальным, простым и удобным… Вашим. Меньше листиков – продуктивнее дела. Вот байка на эту тему:

 Один актер, будучи уже в преклонном возрасте, сильно страдал оттого, что ему почти перестали предлагать роли. Причина была проста — он стал забывать слова. И вот однажды ему позвонили и предложили роль в известной постановке. Все, что от него требовалось, — это выйти на сцену с бутоном розы в руках и, мечтательно закатывая глаза и нюхая розу, воскликнуть: «О, нежный аромат любимой!»Актер страшно разволновался по этому поводу и целую неделю репетировал, дабы не забыть свою незатейливую роль.Наступает день премьеры. В положенный час актер выходит на сцену и, делая грациозные жесты, с чувством произносит свою фразу. Зал тут же взрывается диким хохотом, постановщик плюется за кулисами.— В чем дело, неужели я забыл-таки свою роль? — недоумевает актер.

— Кретин! — орет постановщик. — Ты забыл розу!

Мораль сей басни такова: Концентрация на деталях порой заставляет нас забывать о стратегических целях. М. Казанцев.

Статья уже получилась немаленькая, поэтому свой планировщик (выстраданный и проверенный временем) покажу в ближайшей статье.
Если интересно и полезно — подписывайтесь. Знаете больше – поделитесь в комментариях, не жадничайте идеями). Эмоции и впечатления после прочтения тоже напишите.

И немножко цитат-мотиваторов в конце:

Парадокс: человек, которому своего времени девать некуда, нередко занимается тем, что отнимает время у других.

Только начав толково использовать своё время, осознаёшь сколько его было бездарно потрачено до этого.

Чтобы убить время, не надо даже прицеливаться.

Еще почитать о тайм-менеджменте можно здесь.
А как устроен мой ежедневник посмотреть можно (и скачать при желании шаблоны)  тут.